Comprar um apartamento em São Paulo envolve uma série de etapas burocráticas que podem parecer intimidadoras. A falta de um único documento pode atrasar todo o processo em semanas — ou até inviabilizar a transação.
Segundo o CRECI-SP, problemas documentais são responsáveis por 23% das desistências em negociações imobiliárias. Este guia reúne todos os documentos necessários, organizados por categoria, para que você navegue o processo com segurança.
Se está no início da jornada, comece pelo nosso guia completo de compra de apartamento em SP para entender todas as etapas do processo.
Documentos do Comprador (Pessoa Física)
A documentação do comprador é a base da análise de crédito e da lavratura da escritura. Separe os seguintes documentos:
Documentos de identidade:
- RG (Registro Geral) — original e cópia
- CPF (Cadastro de Pessoa Física)
- Certidão de nascimento (solteiros) ou casamento (casados/divorciados)
Comprovação de renda:
- Últimos 3 holerites ou contracheques
- Declaração completa do Imposto de Renda (último exercício) com recibo de entrega
- Carteira de trabalho (CTPS) — páginas de identificação e contrato atual
- Extrato do FGTS (se for utilizá-lo na compra)
Comprovante de residência:
- Conta de luz, água, gás ou telefone fixo (últimos 90 dias)
- Fatura de cartão de crédito ou extrato bancário também são aceitos
Para autônomos e profissionais liberais:
- Decore (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) emitida por contador
- Extratos bancários dos últimos 6 meses
- Contrato social ou registro de MEI
- Notas fiscais de serviço dos últimos 12 meses
Para casados ou em união estável:
- Documentos de identidade e renda do cônjuge/companheiro(a)
- Certidão de casamento com averbação (em caso de regime de bens diferente da comunhão parcial)
- Escritura de união estável (se aplicável)
Documentos do Vendedor (Pessoa Física)
Tão importante quanto sua documentação é verificar a situação do vendedor. Problemas judiciais ou fiscais do proprietário podem gerar penhoras sobre o imóvel mesmo após a venda.
Documentos obrigatórios do vendedor:
| Documento | Onde Obter | Validade |
|---|---|---|
| RG e CPF | — | Permanente |
| Certidão de casamento | Cartório de Registro Civil | 90 dias |
| Certidões negativas de débitos federais | site da Receita Federal | 180 dias |
| Certidão negativa de ações trabalhistas | TRT-2 (site) | 30 dias |
| Certidão de distribuições cíveis e criminais | Fórum central (site do TJSP) | 30 dias |
| Certidão de protestos | Cartórios de protesto (1º ao 10º) | 30 dias |
| Certidão negativa de débitos municipais | Prefeitura de SP (site) | 30 dias |
Atenção: se o vendedor for pessoa jurídica (construtora ou incorporadora), são necessários adicionalmente: contrato social, CNPJ, certidões negativas da empresa e procuração dos representantes legais.
Documentos do Imóvel
A documentação do imóvel comprova que ele está regular, livre de dívidas e pode ser transferido. Qualquer pendência aqui é um sinal de alerta.
Documentos essenciais:
- Matrícula atualizada do imóvel — emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis com menos de 30 dias. Este é o documento mais importante: comprova quem é o proprietário, se há ônus (hipoteca, penhora, usufruto) e todo o histórico do imóvel
- Certidão negativa de ônus reais — confirma que o imóvel está livre de dívidas, penhoras ou gravames
- IPTU do ano corrente — comprova que o imposto está em dia. Em SP, o IPTU pode ser consultado no site da prefeitura
- Certidão de quitação condominial — emitida pela administradora do condomínio, atesta que não há débitos de condomínio
- Habite-se (Auto de Conclusão) — documento da prefeitura que atesta que a construção foi concluída conforme o projeto aprovado
- Planta aprovada — disponível na subprefeitura, confirma que a edificação é regularizada
- Certidão negativa de débitos de IPTU — diferente do IPTU corrente, mostra se há anos anteriores em aberto
- Declaração de inexistência de débitos condominiais — assinada pelo síndico, complementa a certidão da administradora
Documentos Para Financiamento Bancário
Se você vai financiar pela Caixa ou por outro banco, a instituição financeira exige documentação adicional:
Documentos específicos para financiamento:
- Formulário de proposta do banco (preenchido na agência ou online)
- Comprovante de estado civil atualizado
- Autorização para consulta ao SPC/Serasa (assinada na agência)
- FGTS: extrato analítico + autorização de movimentação (se for usar o saldo)
- Declaração de saúde (algumas faixas etárias) — para o seguro habitacional obrigatório
Prazos da análise bancária:
| Etapa | Prazo Médio |
|---|---|
| Análise de crédito | 5–10 dias úteis |
| Avaliação do imóvel (engenharia) | 10–15 dias úteis |
| Análise jurídica | 5–10 dias úteis |
| Emissão do contrato | 5 dias úteis |
| Registro em cartório | 15–30 dias úteis |
| Total | 40–70 dias úteis |
Custos Cartoriais e Tributários na Compra
Além do preço do imóvel, prepare-se para os seguintes custos:
- ITBI (Imposto de Transmissão de Bens Imóveis): 3% sobre o valor venal ou de transação (o maior). Em SP, o ITBI pode ser parcelado em até 3 vezes
- Escritura pública: varia conforme o valor do imóvel. Para um apartamento de R$ 500.000, custa aproximadamente R$ 4.500–R$ 5.500
- Registro no Cartório de Imóveis: ~R$ 2.000–R$ 3.500 (tabela estadual)
- Certidões e taxas: ~R$ 800–R$ 1.500 no total
Estimativa total de custos cartoriais:
| Valor do Imóvel | ITBI (3%) | Escritura | Registro | Total Estimado |
|---|---|---|---|---|
| R$ 300.000 | R$ 9.000 | R$ 3.200 | R$ 1.800 | R$ 14.000 |
| R$ 500.000 | R$ 15.000 | R$ 4.800 | R$ 2.500 | R$ 22.300 |
| R$ 800.000 | R$ 24.000 | R$ 6.200 | R$ 3.200 | R$ 33.400 |
Nota: no financiamento bancário, o contrato de financiamento substitui a escritura pública, reduzindo o custo.
Passo a Passo da Documentação: Cronograma
Para organizar a compra sem atrasos, siga este cronograma:
Semana 1–2: Preparação
- Solicite seu extrato de FGTS na Caixa ou pelo app
- Reúna holerites, IR e comprovante de residência
- Faça simulação de financiamento no site do banco
Semana 3–4: Análise do imóvel
- Solicite matrícula atualizada ao cartório
- Peça certidões do vendedor
- Verifique débitos de IPTU e condomínio
Semana 5–6: Proposta e contrato
- Apresente proposta formal ao vendedor
- Assine contrato de compra e venda (com cláusulas de proteção)
- Protocole pedido de financiamento no banco
Semana 7–10: Aprovação e registro
- Aguarde análise de crédito e engenharia
- Pague ITBI
- Assine escritura ou contrato de financiamento
- Registre no Cartório de Registro de Imóveis
Erros Comuns na Documentação e Como Evitá-los
Com base em dados do CRECI-SP, os erros mais frequentes são:
- Matrícula desatualizada: sempre solicite com menos de 30 dias. Uma matrícula de 6 meses pode não refletir uma penhora recente
- Divergência de dados: nome diferente entre RG e CPF, endereço desatualizado ou estado civil incorreto. Corrija antes de iniciar o processo
- Falta de averbação: divórcio, óbito do cônjuge ou mudança de regime de bens devem estar averbados na certidão de casamento
- IPTU em nome de proprietário anterior: o IPTU deve ser transferido para o nome do comprador após o registro. Dívidas de IPTU seguem o imóvel, não o proprietário
- Condomínio em atraso: dívidas condominiais também seguem o imóvel. Exija certidão de quitação condominial antes de assinar qualquer contrato
Para entender melhor como negociar o preço do imóvel incluindo pendências documentais, confira nosso guia de negociação.
Documentação Para Imóvel na Planta
Para apartamentos na planta, a documentação tem particularidades:
- Memorial de incorporação — registrado no Cartório de Registro de Imóveis, detalha o projeto, áreas comuns e privativas
- Alvará de construção — emitido pela prefeitura, autoriza a obra
- Registro da incorporação — obrigatório pela Lei 4.591/64
- Matrícula do terreno — comprova a titularidade do terreno pela construtora
- Patrimônio de afetação — se o empreendimento tiver (lei 10.931/2004), oferece proteção extra ao comprador em caso de falência da construtora
Perguntas Frequentes
Preciso de advogado para comprar um apartamento?
Não é obrigatório por lei, mas é altamente recomendado — especialmente em transações de alto valor ou com vendedores pessoa física. Um advogado especializado em direito imobiliário cobra entre R$ 2.000 e R$ 5.000 para acompanhar toda a transação, e pode identificar riscos que leigos não percebem. O CRECI-SP recomenda a assessoria jurídica para 100% das transações.
Quanto tempo as certidões têm de validade?
A maioria das certidões tem validade de 30 dias. A matrícula do imóvel vale por 30 dias. As certidões negativas de débitos federais valem 180 dias. As certidões de distribuições cíveis e criminais valem 30 dias. Por isso, é importante coordenar a obtenção de todos os documentos para que não expirem antes da assinatura.
O que acontece se comprar um imóvel com dívidas?
Dívidas de IPTU e condomínio acompanham o imóvel, não o proprietário anterior. Isso significa que, mesmo sem saber, você herdará essas dívidas. Por isso, a certidão negativa de ônus reais e a certidão de quitação condominial são indispensáveis. Já dívidas pessoais do vendedor podem resultar em penhora judicial sobre o imóvel — as certidões de distribuição revelam esse risco.
Posso fazer a escritura sem financiamento?
Sim, se a compra for à vista ou com pagamento direto ao vendedor, a escritura pública é lavrada no Tabelionato de Notas e depois registrada no Cartório de Registro de Imóveis. No caso de financiamento, o contrato bancário tem força de escritura pública e é registrado diretamente no cartório de imóveis, dispensando a escritura separada.
Quais documentos preciso guardar após a compra?
Guarde permanentemente: a escritura ou contrato de financiamento, a matrícula com o registro da sua aquisição, os comprovantes de pagamento do ITBI e das custas cartoriais, e todos os boletos de condomínio e IPTU pagos. Esses documentos comprovam a propriedade e são necessários para qualquer transação futura — venda, herança ou regularização.
